Nüfus Cüzdan Talep Belgesi ve Nüfus Cüzdan Örneği

Kişinin Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olduğunu ve nüfus aile kütüklerine kayıtlı bulunduğunu kanıtlayan resmi belgedir. Nüfus cüzdanı değerli kağıtlar kapsamı içerisinde yer almaktadır.

Nüfus cüzdanlarının şekil ve içerikleri İçişleri Bakanlığınca tespit edilir.Nüfus cüzdanı, yurt içinde yerleşim yeri mahalle veya köy muhtarı ya da çalışılan resmi daire veya kurum amiri tarafından onaylanan nüfus cüzdanı talep belgesi ve belgedeki fotoğrafın aynısı bir adet fotoğrafla birlikte ikamet edilen yer nüfus müdürlüğünce, yurt dışında dış temsilciliklerimiz tarafından doldurularak onaylanan nüfus cüzdanı talep belgesi ile dış temsilciliklerimizce ergin olanların kendilerine, ergin olmayanların ise veli, vasi veya resmi vekillik belgesi ibraz edenlere imza karşılığında verilir.

Nüfus Cüzdanı Talep Belgesi için tıklayınız.

Nüfus Cüzdanı Örneği için tıklayınız.

Düzenleme Nedenleri

a) Doğum,

b) Kayıp,

c) Yeniden kayıt,

d) Yenileme,

e) Değiştirme

Doğum Nedeniyle Nüfus Cüzdanı Düzenlenmesi

Yurt içinde nüfus müdürlüklerine, yurt dışında dış temsilciliklerimize yapılan doğum bildiriminin doğum tutanağına geçirilmesi ve bildirimin nüfus aile kütüklerine tescil edilmesi sonucunda çocuk adına nüfus cüzdanı düzenlenir.Doğum bildirimi nüfus müdürlüğüne yapılmış ise; doğum tutanağı nüfus aile kütüğüne tescil edilir ve nüfus cüzdanı düzenlenir.Doğum bildirimi yurt dışında dış temsilciliklerimize yapılmış ise; düzenlenen doğum tutanağı nüfus aile kütüklerine tescil edilmek üzere nüfusta kayıtlı olunan nüfus müdürlüğüne gönderilir.

Tescil işleminden sonra dış temsilciliklerimize iade edilen doğum tutanağına dayanılarak nüfus cüzdanı düzenlenir.

Kayıp Nedeniyle Nüfus Cüzdanı Düzenlenmesi

Kayıp olan, çalınan veya seri ve numarası okunamayan nüfus cüzdanının yerine nüfus cüzdanı düzenlenir.Cüzdan kaybeden kişinin belge veya bilgi ibraz edememesi veya ibraz edilen belgeden şüpheye düşülmesi durumunda ilgilinin ibraz edeceği fotoğraf ve nüfusa kayıtlı olduğu yer bilgileri ile Türkiye'de kendisini tanıyanların adı, soyadı ve adres bilgileri ile nüfus müdürlüklerince yapılan tahkikatın olumlu sonuçlanması halinde; yurt içinde başvurunun yapıldığı nüfus müdürlüğünce, yurt dışında dış temsilciliğimizce nüfus cüzdanı talep belgesi düzenlenir.

Yeniden Kayıt Nedeniyle Nüfus Cüzdanı Düzenlenmesi

18 yaşını tamamlamış olan ve aile kütüklerinde kaydı bulunmayanlar hakkında yapılan saklı nüfus işlemi sonucunda kişinin Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olduğuna karar verilmesi durumunda;önceden düzenlenen doğum tutanağı saklı nüfus işlemini sonuçlandıran nüfus müdürlüğünce aile kütüklerine tescil edilir ve nüfus cüzdanı düzenlenir.Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlığına alınanların da aile kütüklerine tescil edilmesinden sonra nüfus cüzdanı düzenlenir.

Yenileme Nedeniyle Nüfus Cüzdanı Düzenlenmesi

Hasara uğrayan, yırtılan veya kullanılamaz hale gelen ancak seri ve numarası okunabilen nüfus cüzdanının yerine nüfus cüzdanı düzenlenir ve eski nüfus cüzdanı geri alınır.

Değiştirme Nedeniyle Nüfus Cüzdanı Düzenlenmesi

Nüfus cüzdanı 15 yaşına kadar fotoğrafsız kullanılabilir. 15 yaşını doldurmuş olanların müracaatları üzerine fotoğraflı nüfus cüzdanı düzenlenir. Ayrıca adı, soyadı, doğum tarihi gibi kişisel durum ve evlenme, boşanma gibi medeni hal değişiklikleri ile kadının önceki soyadını kullanmak istemesi durumunda nüfus cüzdanı düzenlenir ve eski nüfus cüzdanı geri alınır.

ULUSLARARASI AİLE CÜZDANI

Uluslararası Aile Cüzdanı

Bir aileyi oluşturan eş ve çocukların kimlik bilgilerini kapsayan ve kişilerin uyruğunu kanıtlayan çok dilli resmi belgedir. Uluslararası aile cüzdanı değerli kağıtlar kapsamı içerisinde yer almaktadır. Uluslararası aile cüzdanlarının şekil ve içeriği İçişleri Bakanlığınca tespit edilir.Uluslararası aile cüzdanı evlenme sırasında eşlere verilir.

Evlenme sonrasında yerleşim yerinin mahalle veya köy muhtarınca ya da çalışılan resmi daire veya kurum amiri tarafından onaylanan uluslararası aile cüzdanı talep belgesi ile anılan belgedeki fotoğrafların aynısı birer adet fotoğrafla müracaat edilmesi halinde; yurt içinde ikamet edilen yerin nüfus müdürlüğünce, yurt dışında dış temsilciliklerimizce düzenlenerek eşlerden birine veya resmi vekiline imza karşılığında verilir.

Düzenleme Nedenleri

a) Evlenme,

b) Evlenme sırasında alınmamış olması,

c) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlığının kazanılması,

d) Uluslararası aile cüzdanının kayıp olması, çalınması ve yıpranması.

Evlenme Nedeniyle Uluslararası Aile Cüzdanı Düzenlenmesi

Uluslararası aile cüzdanı evlenme sırasında evlendirmememurlukları tarafından evlenen çiftlere verilir.Evlenme bildirimi nüfus müdürlüğüne yapılmış ise; uluslararası aile cüzdanı anında düzenlenir.

Evlenme Yapıldığı Halde Alınmamış Olması Nedeniyle Uluslararası Aile Cüzdanı Düzenlenmesi

Evlenme yapıldığı halde uluslararası aile cüzdanı almamış olanlara müracaatları üzerine uluslararası aile cüzdanı düzenlenir.Uluslararası aile cüzdanı istemi yurt dışında konsolosluklarımıza yapılmış ise; nüfusa kayıtlı olunan nüfus müdürlüğünden getirtilen nüfus kayıt örneğine göre uluslararası aile cüzdanı düzenlenir.

T.C. Vatandaşlığını Kazanma Nedeniyle Uluslararası Aile Cüzdanı Düzenlenmesi

Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlığını kazanan kişilerden aile kütüklerinde evli olarak işlemleri yapılanların aile kütüğündeki bilgilerine dayanılarak uluslararası aile cüzdanı düzenlenir.

Kayıp Olma, Çalınma ve Yıpranma Nedeniyle Uluslararası Aile Cüzdanı Düzenlenmesi

Kayıp olan veya çalınan ya da yıpranan uluslararası aile cüzdanı yerine yeni bir uluslararası aile cüzdanı düzenlenir. Yıpranma nedeniyle uluslararası aile cüzdanı düzenlenirken eski uluslararası aile cüzdanı geri alınır.

Sağ olarak dünyaya gelen her çocuğun, doğumdan itibaren Türkiye'de otuz gün içinde nüfus müdürlüğüne, yurt dışında ise altmış gün içinde dış temsilciliğe bildirilmesi zorunludur.

Bildirim Şekli

Doğumla ilgili resmi belge veya raporların aslı ile Türkçe'ye tercüme edilmiş örneklerinin, ilgililerin nüfus kaydını içeren kimlik bilgileri veya aile kütüğünde kayıtlı oldukları yeri gösteren belgeleri ve çocuğa konan adın belirtildiği dilekçe ile birlikte posta ile ilçe nüfus müdürlüklerine veya dış temsilciliklerimize gönderilmiş olması halinde de bildirim yapılmış sayılır.

Bu şekilde düzenlenen doğum tutanaklarının düşünceler alanına 'Kanunun ...... maddesi ve ...............tarihli dilekçesine istinaden doğum tutanağı düzenlendiğinden bildirimde bulunanın imzası alınmamıştır.' şeklinde açıklama yapılır.

Doğumla ilgili yapılan bildirimler nüfus müdürlüklerince doğum tutanağına geçirilir.İlgilinin herhangi bir belge ibraz edememesi halinde sözlü beyanı esas alınarak bildirim tutanaklara geçirilir ve doğum tutanakları bildirimi yapan ile görevliler tarafından imzalanır.

Bildirim Yükümlülüğü

Doğum olaylarına ilişkin beyanlar nüfus memurları tarafından doğum tutanaklarına geçirilir. Tutanaklar, olayı beyan eden kişi ve tutanağı düzenleyen nüfus memuru ile nüfus şefi veya nüfus müdürü tarafından imzalanır.

Bildirim; veli (ana, baba), vasi, kayyım, bunların bulunmaması halinde, çocuğun büyük ana, büyük baba veya ergin kardeşleri ya da çocuğu yanında bulunduranlar tarafından, doğumu gösteren resmi belgeye dayanarak yapılabileceği gibi sözlü beyana dayalı olarak da yapılabilir.

Doğumevlerinde, hastanelerde, ceza ve tevkif evlerinde, vapur, tren, uçak gibi genel yolcu taşıtlarında olan doğumların yazdırılması ödevi bu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen kişilere aittir.15 yaşını dolduran küçük kendi isteği ve velisinin rızası ile mahkemece ergin kılındığı takdirde kendisi, ergin kılınmadığı takdirde atanacak kayyım tarafından çocuğun bildirimi yapılır.

Ancak; annenin ergin olmaması ve çocuğun da kanuni süresi içinde bildirilmemiş olması halinde, çocuğu yanında bulunduran yakınları veya köy ya da mahalle muhtarı annenin kızlık hanesine tescil edilmek üzere bildirimde bulunur.Resmi vekiller, çocuğun adının da belirtildiği özel vekillik belgesi ibraz etmek suretiyle, müvekkilleri adına bildirimde bulunabilirler.

Yetiştirme yurtları, bakımevleri ve benzeri yerlerin sorumluları, buralarda bulunanların aile reisleri ve kişiler yanlarında çalıştırdıkları ya da barındırdıkları küçük veya erginlerden aile kütüklerine kayıtlı olmayanların tescillerini sağlamak için ilçe nüfus müdürlüklerine beyanda bulunmak ve gerekli işlemleri yapmakla görevlidirler.İlçe nüfus müdürlükleri, aile kütüklerine tescil edilmemiş bir yaşından büyük çocukların varlığını haber aldıkları takdirde, çocukların ana, baba veya vasilerini, bunların bulunmaması halinde, ikinci dereceye kadar hısımlarını veya çocukları yanlarında bulunduranları ya da muhtarları doğum bildiriminde bulunmak üzere beyana davet etmeye yetkilidirler.

Bu şekilde yapılan bildirimlerde; gerektiğinde tahkikat yaptırılmak suretiyle çocuğun soybağı ile tescil edileceği ana veya baba hanesi tespit edilir. Yapılan beyana göre düzenlenen doğum tutanağına dayanarak çocuk ana veya baba hanesine tescil edilir.Ana ve babanın adresinin bilinmesi ya da tespit edilmesi halinde durum ana veya babaya bildirilir. Bildirim yazısının bir örneği 'Doğum ekler dosyası'nda saklanır. Babanın soybağını reddi hakkı saklıdır.

Ana veya babanın yapılan tahkikata rağmen nüfusta kayıtlı olduğu yerin belirlenememesi ya da nerede olduğunun tespit edilememesi; ana - babayı tanıyanların bulunamaması hallerinde çocuk ikamet ettiği yere ait idari birim aile kütüğünün son aile kütük sıra numarasından sonra gelmek üzere yeni bir aile kütük sıra numarası altında tescil edilir.

Ana-babanın daha sonra ortaya çıkması, çocukla aralarında soybağı bulunduğuna dair resmi bir bilgi ve belge elde edilmesi halinde çocuk ana veya baba kütüğüne nakledilir.

Doğum Tutanaklarının Düzenlenmesi

İlçe nüfus müdürlüklerine doğum olaylarına ait bildirim yapıldığında, memur tarafından üç örnek doğum tutanağı düzenlenir. Bildirimde bulunanın adı, soyadı, doğum tarihi ve adresi ilgili alanlara yazıldıktan sonra, doğum tutanağı bildirimde bulunana okunur.

Bir yanlışlık olmadığı takdirde bildirimde bulunan ve tutanağı düzenleyen memur ile onaylayan nüfus şefi veya ilçe nüfus müdürü tarafından doğum tutanakları imza edilir.Bildirimde bulunanların okuma yazma bilmemeleri durumunda, sözlü beyanları üzerine düzenlenen doğum tutanakları kendilerine okunur ve imza yerine sol el işaret parmağının izi alınır.

Sol el işaret parmağının bulunmaması halinde parmak izi sırası; başparmak, orta parmak, yüzük parmağı ve küçük parmak şeklindedir. Eğer sol elin parmakları eksikse, parmak izi sırasına göre mevcut olan parmağın parmak izi alınır. Sol elin olmaması halinde sağ el için, sol elde belirtilen işlem uygulanır ve bu durum doğum tutanağının 'Açıklamalar' alanında belirtilir.

Kişinin iki elinin de olmaması durumunda; ilgilinin iki elinin olmamasından dolayı imza atamaması nedeniyle sözlü beyanda bulunulduğu yolunda tutanak düzenlenerek, nüfus müdürü ile bir nüfus memuru tarafından tutanak imza altına alınır.Nüfus müdürlüğünde tek personel çalışıyor ise, tutanak sadece nüfus personeli tarafından imzalanır ve ilgilinin nüfus olayına ilişkin sözlü beyanı üzerine düzenlenen form, tutanak veya belgede yer alan "Bildirimde bulunan" alanına "İki eli bulunmadığından sözlü bildirimi ile yetinilmiştir." şeklinde açıklamada bulunularak, düzenlenen tutanak ile nüfus olayı ile ilgili olarak düzenlenen form veya belge arasında bağ kurulur.

İlgilinin imza kaşesi varsa, yukarıda belirtildiği şekilde tutanak düzenlenir ve ilgilinin nüfus olayına ilişkin sözlü beyanı üzerine düzenlenen form, tutanak veya belgede yer alan "Bildirimde bulunan" alanına ilgilinin imza kaşesi basılır ve düzenlenen tutanak ile nüfus olayı ile ilgili olarak düzenlenen form, tutanak veya belge arasında bağ kurulur.

Doğum olayının hastane, doğum evi gibi sağlık kurumlarında, ceza ve tutukevi veya meskenlerde resmi doktor ya da ebe nezaretinde meydana gelmesi ve olayın resmi bir rapor veya yazı ile belgelendirilmesi halinde, tutanağın 'Açıklamalar' alanına '.... verilen .... gün ve .... sayılı rapor/belgeye dayanılarak düzenlenmiştir.' ibaresi yazılır.Doğum tutanakları üzerinde silinti ve kazıntı yapılmaz, yanlışlık halinde yeniden düzenlenir.

Doğumun Aile Kütüğüne Tescili

Bildirilen doğum olayı, doğum tutanağına dayanılarak aile kütüğüne tescil edilir. Bir doğumda birden ziyade doğan çocuklar sırasıyla yazılırlar. Tutanağın bir örneği doğum özel kütüğüne, ikinci örneği nüfus cüzdanı verildikten sonra nüfus cüzdanı özel kütüğüne, üçüncü örneği arşivlenmek üzere Genel Müdürlüğe gönderilecek olan doğum özel kütüğüne takılır.Nüfus kaydının bulunduğu ilçe nüfus müdürlüğü gün sonu listesinde tespit ettiği doğum kaydı bilgilerini ilgili kişinin kağıt ortamındaki kaydına işler. Bu işlemden sonra gün sonu listesi, tescili yapan memur tarafından imzalanıp ilçe nüfus müdürü tarafından onaylandıktan sonra tarih sırasına göre gün sonu listesi dosyasına takılır.

Altı yaşından küçük çocukların tescili

Bir aylıktan büyük, altı yaşından küçük (72 ay) çocukların tescili için yapılan bildirimlerde, memur doğum tutanağını düzenler ve ayrı bir kâğıda beyanda bulunanın bildirim süresini geciktirmesi konusunda savunmasını alarak imzalatır.

Altı yaşından büyük, on sekiz yaşından küçük çocukların tesciliAltı yaşından büyük (72 ay + 1 gün) ve on sekiz yaşından küçük (216 ay) çocuklara ait bildirim yapılırken yaş tespiti için çocuğun bildirim yapılan nüfus idaresine getirilmesi zorunludur. Memur çocuğu gördükten sonra yaş tespit formu düzenler.

Form, nüfus memuru, şef veya nüfus müdürü tarafından imzalanarak sağlık ocağına gönderilir. Yaş tespit formunda belirlenen yaşa göre doğum tutanağı düzenlenerek açıklamalar bölümüne gerekli bilgiler yazılır.

Süresi İçinde Bildirilmeyen Doğumlar

Bu Kanunun 15 inci maddesinde belirtilen süreyi geçirdikten sonra bildirilen altı yaşını bitirmemiş olan çocukların doğum tarihinin tespitinde beyan esas alınır. Çocuk altı yaşını doldurmuş ise nüfus müdürlüğüne getirilerek resmî sağlık kuruluşunca yaşının tespit edilmesi sağlanır. Doğuma ait resmî belge ibraz edilmesi halinde, yaş tespitine gerek kalmaz.

Bulunmuş Çocukların ve Zihinsel Özürlülerin Tescili

Yaşının küçüklüğü nedeniyle kendisini ifade edemeyen bulunmuş çocukların nüfus kütüklerine kaydedilmesi, kolluk görevlileri veya ilgili kurumların bu durumu belirten tutanaklarına veya ilgililerin beyanlarına dayanılarak bulundukları yerin nüfus müdürlüğünce yapılır.

Zihinsel özürlü olup da bulunmuş onsekiz yaşından büyük kişileri, mahkemece tayin edilecek olan kayyımları bildirmekle yükümlüdür. Bildirimin tam teşekküllü devlet hastahanesinden alınacak sağlık kurulu raporu ile nüfus müdürlüğüne yapılması zorunludur.Bu kişiler hakkında düzenlenen tutanaklarda doğum tarihi, adı ve soyadı ile ana ve baba adı belirtilmemiş ise; nüfus müdürlüğünce ad ve soyad ile ana ve baba adı verilir. Doğum tarihi belirlenmemişse resmî sağlık kuruluşunca tespit edilmesi sağlanır.

Aile kütüğüne tescil edilmeden ölen çocukların tescili

Sağ olarak doğmuş ancak nüfus kütüğüne tescil edilmeden ölen çocuklara ait ölüm tutanakları nüfus idarelerince kabul edilir. Ölüm tutanağındaki bilgilere dayanılarak doğum tutanağı tutulur ve her iki tutanak sırası ile aile kütüğüne geçirilir.Ölü doğmuş olan çocuklara ait bildirim kabul edilmez.

Bildirilen Çocukların Vatandaşlığının Belirlenmesine İlişkin EsaslarTürk Babadan Olan Çocuklar

Evlilik içinde Türk babadan olan çocuklar doğumlarından başlayarak Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlığını kazanırlar. Bu çocuklar usulüne uygun olarak düzenlenen doğum tutanaklarına dayanılarak baba hanesine tescil edilirler.Çocuğun yurt dışında doğması veya anasının yabancı bir devlet vatandaşı olması çocuğun Türk vatandaşı olmasına engel olmaz.

Evlilik dışında Türk babadan ve yabancı anadan doğan çocuk;

a) Babanın ana ile evlenmesi sonucunda; Medeni Kanunun 292 nci maddesine göre kendiliğinden,

b) Ananın veya çocuğun istemesi üzerine; Medeni Kanunun 301 inci maddesi uyarınca mahkemece soybağının belirlenmesi ile,

c) Medeni Kanununun 295 inci maddesi uyarınca tanınması halinde soy bağının kurulması sonucunda babasına bağlı olarak doğumdan itibaren Türk vatandaşı olur usulüne göre doğum tutanağı düzenlenerek babasının kayıtlı olduğu idari birime baba soyadıyla tescil edilir. Annesi ile arasında soybağına ilişkin bağ kurulur gerekli açıklama yapılır.

Türk Anadan Doğan Çocuklar

Türkiye içinde veya dışında Türk anadan doğan çocuklar doğumlarından başlayarak Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlığını kazanırlar. Bu çocuklardan evlilik içinde doğanlar usulüne uygun olarak düzenlenen doğum tutanaklarına dayanılarak ananın evlilik hanesine, evlilik dışında doğanlar ise analarının bekarlık hanesine tescil edilirler.

Yabancı Ana ve Babadan Türkiye'de Doğan Çocuklar

Evlilik içinde veya dışında Türkiye'de doğan ve doğumla ana veya babasının vatandaşlığını kazanamayan çocuklar bu durumun Dışişleri Bakanlığınca onanmış resmi belgelerle belgelendirilmesi, vatansız iseler Emniyet Genel Müdürlüğünden alınacak belgelerle ve Bakanlıkça da bu yolda talimat verildiği takdirde, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olarak ailesinin oturduğu yerin aile kütüklerine bağımsız bir sıra numarası ile tescil edilirler.

Türk Vatandaşı Olmayan Çocuklara Ait Bildirim

Yabancı devlet vatandaşlarının Türkiye'de doğan çocuklarına ait bildirimler nüfus idarelerince kabul edilerek iki örnek halinde doğum tutanağı düzenlenir. Tutanağın ilgili alanında bağlı olduğu devleti belirtilerek '....... Devleti vatandaşıdır.' şeklinde açıklama yapılır. Tutanakta baba ve ana adı, doğum yeri ve tarihi yazılır. Tutanak imza edilerek onandıktan sonra, bildirimi yapan dilerse bir örneği kendisine verilir.Yabancı devlet vatandaşı olan çocuklara ait tutanaklar aile kütüklerine tescil edilmez, bunlar özel bir dosyada muhafaza edilir.

Yurt Dışındaki DoğumlarDoğum tutanaklarının düzenlenmesi

Doğum bildiriminin yabancı makamlardan alınmış belgeye dayalı olması halinde üç örnek doğum tutanağı düzenlenir. Tutanağa, ' ......den verilen ..... tarih ve ..... sayılı belgeye dayanılarak düzenlenmiştir.' açıklaması yapılır. Bildirimde bulunana ait alan doldurulur, imzası alınır, dış temsilciliğimizce de imza edilir ve mühürlenir.

Bildirimi yapanın bulunduğu yerde dış temsilciliğimiz yok ise; doğumla ilgili resmi belge veya raporların aslı ile Türkçe'ye tercüme edilmiş örnekleri, ilgililerin kimlik bilgilerini içeren ve nüfusta kayıtlı oldukları yeri gösteren belgeler, çocuğa konan adın belirtildiği dilekçeye eklenerek, posta ile en yakın dış temsilciliğimize gönderilmek suretiyle bildirim yapılabilir.

Bu takdirde doğum tutanağında bildirimi yapanın imzası aranmaz.Bildirimin beyan yoluyla yapılması halinde, doğum bildirimi tutanaklara geçirilir ve doğum tutanakları bildirimi yapan ile görevliler tarafından imzalanır.

Doğumun aile kütüğüne tescili

Doğum tutanağının dış temsilciliklerce tescil edilmek üzere ilgili nüfus müdürlüğüne gönderilmesi halinde, doğum tutanağına dayanılarak aile kütüğüne tescil edilir. Tutanağın bir örneği doğum özel kütüğüne, ikinci örneği arşivlenmek üzere Genel Müdürlüğe gönderilecek olan doğum özel kütüğüne takılır. Üçüncü örneği ise nüfus cüzdanı verilmek üzere nüfus kayıt örneği eklenerek ilgili dış temsilciliğimize gönderilir.

Yurt dışındaki doğum olaylarının Türkiye'de bildirilmesi

Yurt dışındaki doğum olaylarının, oturulan yerde veya bu yer yakınında Türkiye'nin dış temsilciliğinin bulunmaması veya herhangi bir nedenle bildirilememesi halinde; o yerin kişisel durum işlerini yürütmekle görevli makamlarca verilmiş olan doğum belgesinin aslı ve Türkçe'ye tercüme edilmiş örneği bulunulan yer nüfus müdürlüğüne verilmek suretiyle bildirim yapılabilir.Bu halde belgeyi alan memur usulüne göre doğum tutanağı düzenler.

Doğum tutanağına '.....'ce verilmiş ve .........'ce Türkçe'ye çevrilmiş .....tarih ve .....sayılı belgeye dayanılarak düzenlenmiştir.' şeklinde açıklama yaparak bildirimde bulunanın imzasını alır.Yabancı makamlarca verilen belge, taraf olduğumuz uluslararası bir sözleşme uyarınca çok dilde düzenlenmiş bir belge ise ayrıca Türkçe'ye tercüme edilmesine gerek olmaksızın nüfus müdürlüğünce işleme alınarak doğum tutanağının aile kütüğüne tescil edilmesi için gerekli işlemler yapılır.

İlgilinin herhangi bir belge ibraz edememesi halinde, beyanı esas alınarak doğum tutanağı düzenlenir.